Sogar Toilettenpapier gehört für Decos der Vergangenheit an - das Software-Unternehmen  hat Papier in jeglicher Form aus seinem Hauptquartier im niederländischen Noordwijk verbannt.
Das Klopapier wurde ersetzt durch Geberit Aqua Clean Toilets. Alles andere durch digitale Tools. Das Ergebnis? Effizientere Workflows und bessere Teamarbeit. Wie ist das möglich und warum sollten auch Sie Papier soweit es geht abschaffen?

Schluss mit dem Papierkram

“Decos arbeitet vollkommen digital, weil es sehr viel effizienter, sicherer und günstiger ist”, erzählt CEO Paul Veger, “außerdem ist das besser für die Umwelt.” Bereits 2012 erhielten alle Mitarbeiter ein iPad. Post-Its, Papierkörbe, Flipcharts, Kugelschreiber und Notizbücher verschwanden aus dem Gebäude. Daten werden in Cloud-Systemen gespeichert, Kommunikation läuft per Skype oder E-Mail. Auch jegliche administrative Arbeit, inklusive Rechnungen und Verträge, läuft digital ab. Um konsequent zu bleiben, schickt Decos sämtliche analoge Post zurück, mit der Bitte, man solle sie per E-Mail kontaktieren.

Bäume retten und effizienter arbeiten

“Es rettet Bäume!” ist wohl das wichtigste Argument für ein papierloses Unternehmen. So wird Decos zum Pionier für den Umweltschutz, was nicht nur für die Zukunft der Erde, sondern auch fürs Corporate Branding gut ist. Das Thema Nachhaltigkeit ist gerade in aller Munde und bringt Sympathiepunkte bei Mitarbeitern und Kunden ein. Der radikale Papierverzicht ist aber sehr viel mehr, als eine Maßnahme, Ressourcen zu schonen. Er bringt auch viele weitere Vorteile mit sich:

Mehr Sicherheit

Papier ist nun wirklich nicht die sicherste Form für wichtige Dokumente - schließlich gibt es dann oft nur eine oder zwei Ausgaben davon, die ganz einfach verloren gehen oder einem verschütteten Kaffee zum Opfer fallen können. Digitale Dokumente, die vernünftig gesichert werden - zum Beispiel in einer Cloud - sind dagegen praktisch unzerstörbar.

Kostenersparnis

Kosten für Papier, Druckertinte, Kugelschreiber, Porto und Entsorgung beziehungsweise Recycling von Papiermüll fallen vollständig weg. Digital zu sein ist definitiv gut fürs Budget!

Verbesserte Workflows

Entgegen dem Vorurteil bewirken digitale Tools wie Chats und Organisationstools nicht, dass sich die Mitarbeiter durch einen Mangel an menschlichem Kontakt voneinander entfremden. Durch digitale Lösungen arbeiten Teams effizienter zusammen und nehmen die Zusammenarbeit als transparenter wahr - lesen Sie weiter, um zu erfahren warum!

Papier reduzieren: So fangen Sie in Ihren Unternehmen an

Okay, Klopapier durch einen Wasserstrahl zu ersetzen klingt für uns Europäer vielleicht erstmal ein bisschen gewöhnungsbedürftig, auch wenn das zum Beispiel in Asien und Afrika Gang und Gäbe ist. Aber dieser Schritt ist auch definitiv nicht der Wichtigste auf dem Weg zu einem papierlosen Unternehmen. Mein Tipp: Lassen Sie Ihre Toiletten erstmal wie sie sind und fangen Sie hiermit an:

Cloud-Systeme

Google Drive und ähnliche Lösungen sind eine elegante Möglichkeit, nie wieder Daten zu verlieren und Arbeitsprozesse transparent zu gestalten. Dokumente sind von allen Geräten jederzeit abrufbar und können über die Suchfunktion schnell und einfach wiedergefunden werden. So können auch mehrere Mitarbeiter gleichzeitig an einem Dokument arbeiten und bleiben damit stets auf dem Laufenden, was den Fortschritt des Projekts angeht.

Organisationstools

Um Meetings und Termine zu organisieren oder Aufgaben zu verteilen, braucht es kein Papier. Digitale Kalender-Tools ermöglichen es Ihnen, mit einem Klick alle relevanten Personen zu einem Meeting einzuladen und erinnert Sie zudem rechtzeitig an Ihre Termine. Mit Tools wie Asana und Trello können Sie Ihren Mitarbeitern papierlos Aufgaben zuweisen, sodass für jeden die persönliche To-Do-Liste immer aktuell bleibt. In Instant Messengern können sich die Teamplayer über den aktuelle Prozesse auf dem Laufenden halten ohne sich gegenseitig im Workflow zu unterbrechen. Hier finden Sie eine Liste von nützlichen Tools für den Büroalltag.

Digitale Notizen

Decos berichtet in seinem Unternehmensblog, dass ein wichtiger Schritt zu papierlosen Meetings war, dass Mitarbeiter anfingen statt Notizbücher ihre Tablets oder Laptops verwenden, um sich Notizen zu machen. Der große Vorteil von digitalen Notizen ist, dass diese schnell und einfach über die Cloud mit dem Team geteilt werden können.

Digitale Unterschriften

Auch für Verträge braucht man kein Papier mehr. Die Qualifizierte Elektronische Signatur ist nicht nur der Signatur auf Papier rechtlich gleich gestellt - sie ist zudem schneller. Denn oft werden Dokumente nur ausgedruckt, um sie zu unterschreiben und anschließend gleich wieder einzuscannen. Diesen Prozess zu digitalisieren, spart Zeit, Geld und Ressourcen.

VAI: Die papierlose Einkaufsfinanzierung

Papier zu reduzieren ist auch eines unserer Ziele bei VAI. Bei unserer Einkaufsfinanzierung kommt in der Vertragsabwicklung schon jetzt sehr viel weniger Papier zum Einsatz als es bei Banken üblich ist. Dadurch ist unsere Lösung besser für die Umwelt sowie schneller und einfacher für Sie. Unser Ziel ist, dass Sie als Kunde bei uns bald gar keinen Papierkram mehr haben. Zumindest keinen physischen.

Und ich weiß, was Sie sich jetzt fragen, hier ist die Antwort: Ja, in unseren Bürotoiletten gibt es noch Klopapier ;).