Sie arbeiten frei nach dem Motto von Igor Strawinsky: ”Ich habe keine Zeit, mich zu beeilen”? Wenn Sie das Wort  “Effizienz” hören, befürchten daher viele, dass Dinge schneller und somit weniger gründlich erledigen sollen. Das Schöne am effizienten Arbeiten ist jedoch das Gegenteil: Sie sind viel früher fertig. Diese Erfahrung braucht es, damit Mitarbeiter, Chefs und Kunden effiziente Arbeit zu schätzen wissen. Die Erleichterung muss auf allen Ebenen eines Unternehmens spürbar sein. Wie geht das? Durch die praktische Anwendung von Zeitspar-Tools.

Es wird viel davon geredet, dass wir kürzere Arbeitszeiten brauchen. Das soll für weniger Kranke sorgen, eine bessere Gesundheit der Mitarbeiter im Unternehmen sichern und laut der Studie der Hans-Böckler-Stiftung die Angestellten produktiver machen. Früher fertig heißt auch, Sie haben mehr Zeit für Freizeit oder andere Aufgaben. Es ist also sinnvoll darüber nachzudenken, wie Effizienz in unserer modernen Welt aussehen kann. Lesen Sie im folgenden Text, drei Tipps, mit denen Sie in Ihrem Arbeitsalltag Zeit sparen können, damit mehr Zeit für die schönen Dinge im Leben bleibt.

Mit diesen Tipps geht Arbeiten schneller

Digitalisierung macht`s möglich: Komplizierte Vorgänge können in kürzerer Zeit erledigt werden. Die Hilfsmittel sind Apps, neue Software für PCs oder Online-Angebote digitaler Unternehmen. Jeder kann sie nutzen und damit sein eigenes Arbeiten effizienter gestalten. Welche Möglichkeiten gibt es?

Digitale Organisation und mehr Zeit für Inhalte

In der Welt der Terminplanung, Dateibearbeitung und Ideenentwicklung schafft die Digitalisierung neue Wege. Heute ist es jederzeit möglich, an unterschiedlichen Orten der Welt zusammen an einem Dokument zu arbeiten, Dateien in einer gemeinsamen Cloud abzulegen und in Echtzeit über den aktuellen Arbeitsstand informiert zu sein. Oft sind dafür keine Anrufe und Meetings mehr nötig.

Tools für die digitale Zusammenarbeit

  • google docs: Gemeinsame Arbeit an Dokumenten
  • owncloud: Plattform zur internen Zusammenarbeit
  • Yammer: Privates soziales Netzwerk für die Kommunikation in Unternehmen
  • amango: Organisation von Dokumenten online
  • trello: Projektmanagement von Notizen, Tabellen etc.
  • slack: Koordination von Terminen
  • dropbox: Eine Cloud, um Dokumente auszutauschen
  • evernote: Organisationstool für Ideen, Projekte und Notizen
  • teuxdeux: Eine virtuelle To-Do-Liste
  • wunderlist: Organisation von Aufgaben
  • doodle: Abstimmung von Terminen

Vorteile der digitalen Organisation

Die kleinen digitalen Wunderwaffen können mehr als nur das Herz von Organisationsjunkies höher schlagen lassen. Die Deutsche Social Collaboration Studie 2017 zeigte, dass die Arbeitseffizienz damit deutlich gesteigert wird. Zwischen 16,6 und 41,7% Steigerung ist möglich - je nachdem, wie intensiv die Tools genutzt werden und wie das sonstige Arbeitsumfeld aussieht.

Warum sind die Tools so effektiv?

  • Zeitliche und örtliche Unabhängigkeit der Arbeitnehmer
    Jeder kann antworten, wann er will. Womöglich muss er sich bei der Erreichbarkeit noch an Höflichkeitsstandards halten und sich an Zeitzonen orientieren. Insgesamt werden die Arbeitszeiten mit digitalen Helfern deutlich flexibler.
  • Erhöhte Kommunikationsgeschwindigkeit
    Da mehrere Kollegen am selben Dokument oder Projekt arbeiten, entfällt das lange Warten auf eine Antwort. Stattdessen kommunizieren alle gemeinsam gleichzeitig im virtuellen Raum als säßen sie in einem Zimmer.
  • Neue Formen der Zusammenarbeit möglich
    In virtuellen Teams können die Partner global verteilt sitzen. Für die Chefs bedeutet das eine deutliche Ausweitung des Arbeitsmarktes: Sie können sich Experten aus der ganzen Welt ins digitale Unternehmen holen. Je besser die Arbeitskräfte, desto effektiver auch wieder das Arbeiten.Buchhaltungstools statt aufwendigem Papierkram

Gerade die Bürokratie ist ein nerviger Zeitfresser in vielen Unternehmen. Die Digitalisierung bietet einfache Lösungen, um das zu vermeiden, wofür wir Deutschen weltweit bekannt sind: Papierkram.

Tools für die digitale Buchhaltung

  • datev: Ein Cloudsystem für Unternehmen, Rechtsanwälte, Steuerberater und andere
  • billomat: Organisation von Rechnungen
  • freefibu: Buchhaltung und Steuerberatung
  • debitoor: Rechnungsprogramm vor allem für kleine Unternehmer, Freelancer und Gründer
  • sevdesk: Buchhaltungssoftware
  • holvi bank: Verwaltung geschäftlicher Finanzen mit digitaler Rechnungsstellung, Buchhaltung und Mastercard
  • mein tagwerk: Buchhaltung für Freelancer, Kleinunternehmer und Selbstständige inklusive Steuerberaternetzwerk

Vorteile der digitalen Buchhaltung

  • Sortieren und Ordnen entfällt
    Der Aufwand wird geringer. Die anstrengende “Welcher Ordner? Welche Ablage?”- Frage beantwortet ab jetzt ein Programm für Sie.
  • Verfügbarkeit von allen Belegen und Dokumenten
    Alle Mitarbeiter können auf die Unterlagen zugreifen - meist auch der Steuerberater. Also ist weniger zusätzliche Kommunikation nötig.
  • Abgleich zu Online-Banking
    Viele Programme lassen sich direkt mit dem Online-Banking verbinden, so dass Ihre Zahlungsaus- und eingänge übertragbar sind.
  • Sparen
    Es fallen Kosten weg für Druckerpatronen, Papier, Ordner und vor allem die Lagerräume, in denen diese Dinge bisher standen.
  • Hohes Maß an Sicherheit
    Voraussetzung für eine digitale Buchhaltung ist immer eine gute Hacker-Abwehr. Einbrecher und Feuer können digitalen Buchhaltungsdaten dagegen wenig anhaben.

Unkomplizierte Finanzen mit Digital Banking

Das digitale Banking liefert eine neue Form von Effizienz in der Arbeitswelt: Das heißt: Schnelles Bezahlen, vergleichen statt auf einen Kredit zu warten und flexiblere Investitionen. Einige Zahlungsmodelle sind schon ausgereifter und seit Jahren nicht mehr aus der Erfahrungswelt von Internetkäufern wegzudenken, andere Modelle sind dagegen noch in der Entwicklung.

Tools für digitales Banking

  • cashpresso: Schnelles Bezahlen im Onlineshop mit späterer Ratenzahlung
  • paypal: Online-Bezahlen mit Käuferabsicherung
  • klarna: Zahlungsanbieter für Onlineshopper
  • google pay: Online- und Offline-Zahlungsmethode
  • Finanzcheck: Vergleichsportal rund um die Angebote von Banken
  • interhyp: Finanz-Vergleichsportal
  • Vaamo: digitale Vermögensverwaltung
  • munio: Portfolio-Management-Software zur Finanzberatung
  • VAI: Warenfinanzierung für Firmen

Vorteile des digitalen Bankings

Ständige Verfügbarkeit

Sie müssen nicht länger auf die Terminvergabe bei Ihrer Bank oder die Bewilligung des Kredits warten. Für Kunden, die nachweislich solvent sind, werden so schnelle und unkomplizierte Investitionen möglich.

Weniger Papierkram

Sie brauchen keine Kontoauszüge, keine Ordner voller Kreditkartenabrechungen oder ähnlichen Bürokratieaufwand mehr.

Örtliche Ungebundenheit

Sie können überall auf der Welt mit digitalen Methoden zahlen. Im Gegensatz zum herkömmlichen Banking fallen dafür meist keine zusätzlichen Gebühren an und das Geld ist sofort da.

Verbindung zu Abrechnungstool möglich

Wer als Unternehmer seine Buchhaltung und seine Finanztools verbindet, macht die Abrechnung, z.B. bei der Einkommenssteuer, nochmal leichter. Maschinen sind die besten Zeitsparer

Digitale Tools sparen Zeit beim Arbeiten, da sie uns alles abnehmen, was die meisten von uns immer lästig fanden: Organisationsaufwand, Papierkram und Finanzverwaltung. Maschinen haben eben keine Gefühle und werden nicht schlecht gelaunt vom stundenlangen Berechnen Ihrer Einnahmen oder der langwierigen Terminfindung mit Kollegen.

Deshalb sind die digitalen Helfer in genau diesen Bereichen perfekt einsetzbar. Für die Menschen mit Gefühlen bleibt dann mehr Zeit, sich mit den angenehmen Seiten des Lebens zu beschäftigen oder kreative Aufgaben zu erfüllen, bei denen Computer heute noch überfordert wären: Zum Beispiel Gespräche zu führen oder neue Ideen und Lösungsansätze zu entwickeln.

Welche digitalen Tools nutzen Sie, um in Ihrem Unternehmen Zeit zu sparen? Berichten Sie uns über Ihre Erfahrungen in den Kommentaren.