"Ich laufe immer die selbe Joggingstrecke." Jeder kennt, jeder weiß was damit gemeint ist. Mit Routinen bleibt der Zeitaufwand minimal und alle wissen, welches Ergebnis sie kriegen. Aber was ist, wenn sich alles um die Person herum verändert? Wenn die Stadt umgebaut wird, in der die Joggingstrecke liegt? Bei der Digitalisierung passiert genau das: Der Wandel ist da - und manch einer hinkt hinterher. Warum? Weil es nicht einfach ist, aus den Routinen auszubrechen. Obwohl Sie als Unternehmer bestimmt längst wissen, dass Sie das müssen. Lesen Sie hier wie Sie die Routinen durchbrechen können.
Routinen in Unternehmen - Wozu braucht man die?

Routinen bringen Effizienz. Zumindest glauben das die meisten, die sie nutzen. Die Zusammenarbeit Ihrer Mitarbeiter lief einmal sehr gut, als sie auf eine bestimmte Weise gehandelt haben. Schon sind sie infiziert mit Routinitis: Sie werden sich weiterhin und immer wieder so verhalten. Selbst wenn die Erfahrung zeigt, dass das Ergebnis nicht hundertprozentig zufriedenstellend ist. “Immerhin kann man sich darauf verlassen, dass es nicht ganz schief läuft”, ist das unterbewusste Argument.

Aber die Handlungen werden zu Gewohnheiten und schleichen sich als unbeliebte Dauergäste ein. Bei der Terminsuche zwischen einem CEO und seinen Projektleitern braucht es zahlreiche Telefonate, ehe ein Meeting steht. Dass sie z.B. Slack oder sekretaria nutzen könnten - auf diese Idee kommen sie nicht. Hier verbaut die Routine neue Möglichkeiten und ist alles andere als effektiv.

Das Problem der eingespielten Routinen

Gewohnheiten laufen unterbewusst ab und sind sehr hartnäckig. Damit hindert die Routine plötzlich die Weiterentwicklung. In der Praxis heißt das z.B., dass die Digitalisierung nicht vorankommen kann. Viele kleine Routinen blocken die Straße Richtung Zukunft. Der Chef weigert sich beispielsweise hartnäckig Online-Konferenzen zu akzeptieren - flexible Arbeitszeiten sind damit erst recht undenkbar. Seine Firma bleibt auf einem vor-digitalen Entwicklungsstand stehen. Und das tut keinem Unternehmen gut, wenn der Markt gerade im Wandel ist.

Wo bremsen alte Routinen die Digitalisierung?

Die eingespielten, unbewussten Gewohnheiten machen träge. Routine kann also überall dort zum Bremsklotz werden, wo eigentlich Bewegung dringend nötig wäre.

Folgende alltägliche Konflikte sind auf liebgewonnene Routinen zurückzuführen:

Digitalere Kommunikation ↔ Gewohnte Kommunikationswege

Statt sich auf schnellere und effektivere Wege einzulassen, schätzen die Mitarbeiter Telefon, E-Mail oder das direkte Gespräch mit dem Zimmernachbarn. Hier gilt es zu vermitteln, dass digitale Tools nichts davon wegnehmen, sondern zusätzliche Angebote schaffen wollen. So können z.B. über doodle Termine vereinbart oder über owncloud zusammen an einem Projekt gearbeitet werden.

Neue Marketingideen ↔ Routinemäßige Werbung

Auch das Marketing erfordert eine Zusammenarbeit von vielen Mitarbeitern. Deshalb schleichen sich hier besonders schnell Routinen ein. Statt die neuen Kanäle der Social Media zu nutzen, bleibt eine Firma z.B. beim althergebrachten Flyer. Die Konkurrenz bietet aber beides: Werbung zum Anfassen und im Netz.

Mehr Flexibilität in den Strukturen ↔ Alte Hierarchien

Was heißt es als Unternehmen flexibler zu sein? Das bedeutet neue Arbeitszeitmodelle, flache Hierarchien und Mitspracherechte für die Mitarbeiter. Alt hergebrachte Routine ist meist das Gegenteil: Der Chef, der allen diktiert, wann sie da sein müssen. Die Generation Y und die der Millennials, die um die Jahrtausendwende geschlüpft sind, wollen mehr (Lesen Sie hier, warum).

Modernisierung der Produktion ↔ Veraltete Maschinen oder gar keine

Endlich mal ein Problem, das sich scheinbar leicht lösen lässt: Neue Maschinen kaufen. Nur welche? Genau diese Frage hindert viele, von der Produktionsroutine abzuweichen. Schließlich entsteht so ein gutes Produkt. Aber könnte es besser sein? Experten einzustellen, die wissen, was Roboter, Drohnen oder 3-D-Druck für Ihr Unternehmen bewirken könnten, ist unverzichtbar.

Kundenwünsche umsetzen ↔ Keine Beschwerde, ist ein Lob

Die Zeiten sind vorbei, als ein Produkt als gut galt, solange niemand etwas direkt beanstandet hat. Kaum ein Kunde ruft heute noch irgendwo an, um sich zu beschweren. Als Unternehmer müssen sie die neuen Kritik- und Bewertungswege im Netz kennen. Wenn Sie die Daten über Ihre Firma auswerten, finden Sie fast endlose Verbesserungsmöglichkeiten. Die Routine, nur an das Unternehmen direkt gerichtete Kritik ernst zu nehmen, hilft Ihnen im digitalen Zeitalter wenig.

Neue Routinen schaffen

Alte Routinen ersetzt man am besten durch neue. Aber etwas Etabliertes ist schwer raus zu bekommen - das weiß jeder, der schon mal versucht hat, sich an den Geschmack einer neuen Zahnpasta zu gewöhnen. Wie könnte man es also schaffen, die alte Routine aufzubrechen? Am besten Sie setzen bei den Gewohnheiten jedes Einzelnen an:

Ändern Sie die Zielsetzung

Als Unternehmer können Sie festlegen, mit welchen Mitteln Sie digitaler werden wollen. Sie bestimmen beispielsweise, dass der Schriftverkehr Ihrer Firma künftig z.B. komplett über Yammer, ein privates soziales Netzwerk für die Kommunikation in Unternehmen, laufen soll. Daraufhin kümmert sich die IT um die Einrichtung. Neue Ziele geben also neue Handlungsweisen vor.

Ändern Sie Ihr eigenes Verhalten

Als Chef des Unternehmens sind Sie Vorbild. Sie wünschen sich eine digitale Firma? Dann setzen Sie bei Ihrem eigenen Verhalten an: Laden Sie Dokumente für Ihre Kollegen bei amango hoch oder organisieren Sie ein Projekt über trello. Wenn die Kollegen gezwungen sind, sich mit den neuen Technologien zu beschäftigen, findet ein Umdenken statt.

Seien Sie mutig und holen Sie sich Unterstützung

Wenn Sie sich nicht auskennen, können Sie beispielsweise einen Experten zur digitalen Umgestaltung einstellen. Schaffen Sie eine eigene Stelle, dann setzen Sie ein Zeichen, wie wichtig Ihnen der Wandel ist. Und wenn der Spezialist dann z.B. das Buchhaltungstool billomat einführt, dann sollten Sie es auch nutzen. So zeigen Sie Ihren Mitarbeitern, dass es Ihnen ernst ist mit den neuen Routinen.

Gehen Sie auf neue Vorschläge Ihrer Mitarbeiter ein

Jeder Mitarbeiter ist ein potentieller Wachstumsbeschleuniger für Sie. Er weiß, was besser laufen könnte. Ein junger Kollege spricht beispielsweise ständig von “mehr Digitalisierung”. Er schlägt zwei älteren Kolleginnen vor, künftig teuxdeux als virutelle To-Do-Liste zu verwenden. Hören Sie sich seine Argumente an und ermuntern Sie Ihre Mitarbeiterinnen dazu, das neue System zu nutzen.

Aus unterbewussten Handlungen wird bewusste Veränderung

Wer etwas anders machen will, dem muss klar sein, was er aktuell tut. Das ist die Grundlage für eine Weiterentwicklung. Wenn Sie und Ihre Mitarbeiter die Unternehmensroutinen kennen, können sie diese aufbrechen und neue etablieren. Das funktioniert sowohl mit einer Zielsetzung, aber auch durch gegenseitiges Zuhören und voneinander Lernen. Und wenn die Erfahrung im eigenen Unternehmen nicht ausreicht, dann sollten Sie neue Experten einstellen.

Wissen Sie, welche Routinen es in Ihrem Unternehmen gibt? Helfen diese oder stehen sie dem Wandel im Weg? Erzählen Sie uns in den Kommentaren, wie Sie neue Routinen schaffen wollen!